Ante la contingencia sanitaria por el COVID 19 y las determinaciones por parte de las autoridades sanitarias, han llevado a la implementación de nuevas estrategias de trabajo por parte de los Sujetos Obligados en Morelos, el trabajo desde casa ha sido sin duda una de las herramientas que se utilizan para continuar con las labores, ante esta situación, el Instituto Morelense de Información Pública y Estadística (IMIPE) recomienda a los servidores públicos a hacer un buen uso de los documentos y archivos.
La comisionada presidenta del IMIPE, Dora Ivonne Rosales Sotelo, señaló que sin excepción, los sujetos obligados deberán acatar lo dispuesto en la legislación en la materia, tanto estatal como nacional, y no poner en riesgo los archivos.
“Sabemos que la situación de salud por el COVID 19 hoy nos lleva a estar en casa y realizar desde ahí nuestras actividades de oficina. Con el uso de las nuevas tecnologías, se han podido realizar las funciones esenciales de las Sujetos Obligados, sin embargo, debemos tomar en cuenta, registrar cada una las actividades que se desarrollen, se deberán proteger no solo los documentos físicos, si no también aquellos que se generen en ambientes electrónicos y virtuales”, indicó Rosales Sotelo.
Agregó que se debe tomar en cuenta que “los documentos que como sujetos obligados generamos y tratamos, son documentos que forman parte de la institución y que deben ser salvaguardados, es por ello que se debe seguir las medidas pertinentes para su buena organización y conservación.Todo aquel registro, servicios y trámites que se generen a través de correos electrónicos, páginas de internet, plataformas, redes sociales, ventanillas electrónicas, buzones y teletrabajo es necesario asegurar su resguardo”.
La comisionada presidenta recordó que de acuerdo a la Ley General de Archivos, se señala que la responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de archivo, tanto físicamente como en su contenido, así como de la organización, conservación y el buen funcionamiento del sistema institucional, recaerá en la máxima autoridad de cada sujeto obligado, es por ello que exhortó a los sujetos obligados a observar las disposiciones de la ley y no poner en riesgos los archivos.
Asimismo, exhortó a los Sujetos Obligados a que se promueva el usos y difusión en la sociedad Morelense, de las herramientas electrónicas como la Plataforma Nacional de Transparencia, las páginas web oficiales, los correos electrónicos, el teletrabajo y el usos de las redes sociales en donde se difunda información confiable para cubrir las necesidades de las personas desde casa.
Rosales Sotelo indicó que “es importante considerar a los archivos como una fuente de información confiable para la continuidad de las actividades de los sujetos obligados, pero también como una garantía del derecho de acceso a la información y la protección de los datos personales”.